Получив общее представление о проблеме, пора углубиться в нее, собрать документы и найти решение.
- Предоставьте доказательства и разъяснения : предоставление доказательств — первый шаг при ответе на спорный счет. Если вы используете клиентский портал, все, что вам нужно, будет в вашем пконфликтов при выставлении счетовроекте. Как только у вас будет документация, четко сообщите клиенту о каждом компоненте счета. Разбейте каждую позицию, объяснив, почему она необходима и как она соотносится с предоставленными услугами.
- Договоритесь об урегулировании или корректировке : Если после представления вашего дела у клиента все еще есть опасения, пришло время вести переговоры. Подходите к этому Список номеров телеграмм шагу с открытым умом и готовностью найти золотую середину. Обсудите потенциальные корректировки цен и определите любые ошибки, которые могли произойти. Переговоры иногда могут включать предложение скидок или плана платежей. Предложение небольшой уступки может продемонстрировать доб Квадратное пространство ую волю и сохранить отношения с клиентом .
- Формализуйте любые соглашения о разрешении : как только вы достигли соглашения, изложите его в письменной форме. Документируйте каждое условие или корректировку, о которых вы оконфликтов при выставлении счетовба договариваетесь. Это предотвращает возникновение подобных конфликтов в будущем. Используйте электронное письмо с подтверждением или последующий документ, в котором излагаются согласованные элементы.
3) Предотвращение проблем с оплатой клиентами
Если вы не хотите повторять шаги один и два каждый месяц, лучшим решением будет предотвратить возникновение споров.
- Взимайте плату авансом : многие агентства по-прежнему используют условия оплаты, которые позволяют клиентам платить в течение 30 или 60 дней. Используйте товарные услуги , что Массовый свинец бы вы могли взимать плату авансом и предоставлять услуги только в случае оплаты счетов.
- Автоматизируйте напоминания о счетах : система SPP автоматически напоминает клиентам о неоплаченных счетах. Это снижает необходимость для вашей команды отслеживать счета .
- Проверка после проектов : Споры часто возникают, когда клиенты недовольны. Один из способов узнать, удовлетворены ли они, — это проверить после предоставления услуг.
Ваш проактивный подход к разрешению споров по счетам-фактурам
Споры по счетам не должны быть решающими факторами. Благодаря четкому процессу разрешения споров и проактивному подходу вы сможете легко справиться с этими проблемами и сохранить прочные отношения с клиентами.